Decyzja o współpracy z agencją marketingową to dla wielu przedsiębiorców moment przełomowy. Może wiązać się z ekscytacją i nadzieją na realny wzrost sprzedaży, ale także z obawami o koszty, efekty i sposób współpracy. Zanim podpiszesz umowę z wybraną agencją, warto zadać sobie jedno, bardzo konkretne pytanie: czy Twój zespół jest gotowy na ten krok? Bo nawet najlepszy plan marketingowy nie zadziała bez zaangażowania po obu stronach.
Zacznij od komunikatu wewnętrznego – Twój zespół musi wiedzieć, co się dzieje
W wielu firmach współpraca z agencją marketingową traktowana jest jako zewnętrzny proces, który „dzieje się gdzieś obok”. To jeden z najczęstszych błędów. Jeśli chcesz realnie wykorzystać potencjał partnera zewnętrznego, musisz najpierw zadbać o transparentność wewnątrz swojej firmy. Zorganizuj spotkanie lub przekaż wiadomość mailową, która jasno informuje, że firma rozpoczyna współpracę z agencją, dlaczego to robi i co ma z tego wyniknąć. Wskaż główne cele, zakres działań oraz potencjalne korzyści dla całego zespołu.
Dzięki takiemu działaniu nie tylko redukujesz niepewność, ale tworzysz klimat otwartości i zaangażowania. Zespół nie powinien traktować agencji jako kogoś z zewnątrz, ale jako partnera, który wspiera wspólne cele.
Wyznacz osoby kontaktowe i odpowiedzialne – ale nie zostawiaj ich samych
Każda agencja marketingowa doceni, jeśli po stronie klienta zostanie wyznaczona osoba odpowiedzialna za komunikację. Najlepiej, jeśli będzie to ktoś, kto dobrze rozumie specyfikę działalności firmy, zna ofertę, klientów i cele biznesowe. Ale równie ważne jest to, by taka osoba miała realne wsparcie zespołu – nie może być samotną wyspą, która przy każdej decyzji musi „czekać na zgodę”.
Zastanów się, kto powinien być zaangażowany w poszczególne etapy współpracy – marketing, sprzedaż, logistyka, IT? Czy ci ludzie wiedzą, że agencja może mieć do nich pytania, potrzebować plików, dostępów, opinii? Jeśli nie – przygotuj ich wcześniej i zapewnij odpowiednią przestrzeń w ich kalendarzach.
Gotowy na rozwój?
Edukuj – ale tylko tyle, ile trzeba
Nie każdy pracownik musi wiedzieć, czym są wskaźniki ROAS czy struktura kampanii Performance Max. Ale jeśli członek Twojego zespołu ma mieć realny wpływ na powodzenie współpracy z agencją, musi wiedzieć, jak wygląda proces pracy. Jakie są etapy projektu? Gdzie będzie można zgłaszać poprawki? Kiedy będzie potrzebne zatwierdzenie budżetu lub kreacji?
Warto poświęcić chwilę na omówienie tego, jak wygląda typowa komunikacja z agencją. Czy korzystacie z Asany, Slacka, czy po prostu e-maila i arkuszy Google? Czy harmonogramy są wysyłane z wyprzedzeniem? Czy na każdym etapie będzie czas na feedback?
Prosty dokument lub krótkie spotkanie wystarczą, by uniknąć frustracji i chaosu. Twój zespół nie musi znać się na wszystkim – ale musi rozumieć, jak wspólnie działać.
Zadbaj o otwartość – emocjonalną i operacyjną
Część zespołu może poczuć zagrożenie – że agencja „zabiera im pracę”, że teraz ktoś z zewnątrz będzie mówił, co jest dobre, a co nie. Dlatego ważne jest, by od początku mówić otwarcie o tym, że celem współpracy nie jest zastąpienie kogokolwiek, tylko wzmocnienie działań. Podkreśl, że agencja wnosi specjalistyczną wiedzę, a zespół – kontekst, którego żadna zewnętrzna firma nie zdobędzie bez współpracy.
Po stronie operacyjnej upewnij się, że agencja ma dostęp do wszystkiego, co niezbędne – briefów, materiałów brandingowych, kont reklamowych, informacji o klientach i konkurencji. Czasem największe opóźnienia biorą się z tego, że agencja tygodniami czeka na podstawowe dane, bo „ktoś zapomniał przekazać”.
Określ jasne zasady pracy i cele
Współpraca z agencją powinna być oparta na konkretnym planie, ale też na elastyczności. Co to oznacza? Z jednej strony – ustal ramy działania: kto za co odpowiada, kiedy podejmowane są decyzje, jak wygląda zatwierdzanie materiałów. Z drugiej – pozwól agencji zaproponować zmiany, jeśli uzna, że coś można zrobić lepiej. Nie chodzi o to, by ślepo ufać, ale by dać przestrzeń na rekomendacje oparte na doświadczeniu.
Zanim podpiszesz umowę, upewnij się, że wszyscy w firmie rozumieją, na czym polega współpraca. Czy oczekujecie szybkich efektów w kampanii Google Ads, czy długofalowego budowania pozycji w wyszukiwarce? W tym miejscu pojawia się temat, który często bywa niedopowiedziany, a jest kluczowy – jak wybrać agencję SEO, która rozumie, że pozycjonowanie to nie tylko raporty, ale też strategiczne decyzje i zaangażowanie klienta.
Jeśli Twój zespół ma zbyt rozbieżne oczekiwania wobec celów kampanii – pojawią się tarcia. Dlatego warto spisać i przedstawić agencji najważniejsze priorytety biznesowe, nawet jeśli jeszcze nie wiesz, jak je przełożyć na język marketingu.
Potrzebujesz banerów? Zrobimy je dla Ciebie!
Pilnuj rytmu – i zachowaj elastyczność
Po stronie klienta łatwo popaść w skrajności – albo oczekiwać efektów po tygodniu, albo całkowicie „oddać temat” agencji i nie interesować się niczym aż do końca współpracy. Obie postawy są problematyczne.
Dlatego potrzebny jest rytm: regularne spotkania (co tydzień lub dwa), przeglądy działań, otwarta komunikacja. Nie chodzi o mikrozarządzanie, tylko o nadzór, który daje obu stronom poczucie, że projekt żyje, a nie „zawisł w próżni”.
Zadbaj też o elastyczność. Nie wszystko pójdzie zgodnie z planem. Czasem kampania się nie sprawdzi, czasem leady będą słabszej jakości, a czasem po stronie Twojej firmy coś się opóźni. Jeśli zespół od początku ma świadomość, że współpraca z agencją to proces, a nie „pakiet gotowych rozwiązań”, łatwiej będzie utrzymać motywację i pozytywną dynamikę.
Przemyśl przyszłość – czyli co dalej?
Dobra współpraca z agencją to nie tylko reakcja na bieżące potrzeby. Jeśli dziś pracujecie nad kampanią leadową, ale wiesz, że za kwartał planujesz rebranding albo wejście na nowy rynek, warto zasygnalizować to już teraz. Dzięki temu agencja może lepiej dobrać strategię, a zespół przygotuje się do nowych zadań.
Zaufanie buduje się stopniowo, ale wymaga jasnych zasad. Agencja zrobi tylko tyle, na ile jej pozwolisz – dlatego to po stronie klienta leży odpowiedzialność za jakość komunikacji, kompletność briefów i decyzje o dalszych krokach.
Pamiętaj też, że nie każda współpraca musi trwać latami. Pozostaw sobie furtkę – umowę, którą możesz wypowiedzieć w rozsądnym czasie, bez absurdalnych kar. Takie podejście to wyraz dojrzałości, nie nieufności.
Przygotowanie zespołu do współpracy z agencją marketingową to często niedoceniany, a absolutnie kluczowy etap. Brak przygotowania prowadzi do chaosu, opóźnień i rozczarowań – niezależnie od tego, jak dobrą agencję wybierzesz. Zadbaj o to, by zespół wiedział, co się dzieje, kto za co odpowiada i jak będą wyglądać poszczególne etapy projektu. Zrozumienie, że sukces zależy od zaangażowania obu stron, to pierwszy krok do efektywnej i uczciwej współpracy.
Jeśli chcesz omówić, jak przygotować zespół na współpracę z agencją marketingową lub masz pytania dotyczące wdrożeń w Twojej firmie – umów się na konsultację. Pomogę Ci dobrać optymalne rozwiązanie, dopasowane do realiów Twojego biznesu.
